La pregunta llega casi siempre igual: «tenemos un proceso que se nos cae cada semana, ¿cuánto nos costaría automatizarlo?». Y la respuesta honesta no es una cifra, es un rango con condiciones. Este artículo explica de dónde sale ese rango.
Lo que se paga una vez y lo que se paga cada mes
Un circuito interno completo —formulario de entrada, aprobación, avisos y trazabilidad— parte de 1.500 € de implantación más una cuota mensual desde 250 €. Dos partidas distintas que responden a dos cosas distintas.
La implantación cubre levantar el proceso real, construir el circuito, probarlo en un entorno aislado y documentarlo. La cuota cubre lo que pasa después: incidencias, cambios de permisos, conectores que Microsoft actualiza, ajustes pequeños que en otro modelo serían un presupuesto nuevo.
Un diagnóstico sin implantación parte de 450 €, es de pago único y se descuenta si después trabajamos juntos. Es lo que recomiendo cuando todavía no está claro qué conviene automatizar.
Las cuatro cosas que mueven el precio
El número de manos que tocan el proceso. Un circuito con un solicitante y un aprobador es un problema; uno con tres departamentos, un proveedor externo y una excepción para dirección es otro. Cada persona añade un estado, y cada estado añade un camino de error que hay que probar.
Lo que ya existe y en qué estado está. Encontrarse una aplicación funcionando con su documentación al día abarata el trabajo. Encontrarse tres listas con nombres casi idénticos, permisos heredados de una cuenta personal y un flujo que nadie se atreve a tocar, lo encarece — y ese es el caso más frecuente.
Si hace falta entorno de pruebas. Cuando el proceso está en producción y no se puede parar, hay que montar un sitio y unas listas paralelas antes de tocar nada. Es trabajo real que no se ve en el resultado final, y es innegociable: ningún cambio debería estrenarse con pedidos reales dentro.
Cuántas excepciones hay que sostener. «Salvo en agosto», «salvo si el pedido viene de la delegación», «salvo si lo pide Marta». Cada salvedad es una rama, y conviene decidir cuáles se automatizan y cuáles se quedan como decisión humana.
Automatizar todas las excepciones puede costar más que el proceso principal.
Lo que normalmente no hay que comprar
Casi ninguna empresa necesita licencias nuevas para empezar. La mayoría ya paga Microsoft 365, y eso incluye Power Automate, Power Apps y SharePoint, que es donde se monta el circuito. Cuando el proceso se sale de ahí —integraciones con servicios externos, tareas largas, orquestación— uso n8n autoalojado.
Solo propongo una licencia nueva cuando no hay forma razonable de evitarla, y se dice antes de empezar, no en la factura.
La comparación que importa no es con cero
El presupuesto suele compararse con no hacer nada, y esa no es la comparación correcta. La correcta es con lo que cuesta el proceso actual: las horas de la persona que reenvía correos, el pedido que se pierde y se rehace, la tarde que alguien dedica a reconstruir en qué estado está cada cosa, y el riesgo de que toda la cadena dependa de una cuenta individual.
Cuando ese cálculo no sale a favor de automatizar, lo digo.
Hay procesos que se arreglan ordenando quién hace qué, sin tocar una sola herramienta, y cobrar por automatizarlos sería vender humo.
Cómo saber tu cifra
No hay forma de dar un número por correo sin ver el proceso. Lo que sí se puede hacer en una llamada de veinte minutos es situarlo en un rango y decirte si merece la pena seguir.
Si tienes un proceso que se rompe cada semana, cuéntamelo en cuatro líneas: cómo funciona hoy, qué parte se rompe y quién lo sufre.