Las comparativas de herramientas de automatización suelen ser tablas de funcionalidades donde gana la que tiene más filas verdes. En la práctica no decido así. Decido con cuatro preguntas, y casi siempre la respuesta ya está escrita antes de abrir ninguna herramienta.

Primera pregunta: qué licencia paga ya la empresa

Si la empresa tiene Microsoft 365 —y la mayoría lo tiene— ya está pagando Power Automate, Power Apps y SharePoint. Montar el circuito ahí no añade coste, no añade un proveedor nuevo al contrato y no obliga a que el departamento de sistemas apruebe nada.

Esta pregunta resuelve, a ojo, siete de cada diez casos. No porque Power Automate sea la mejor herramienta en abstracto, sino porque una automatización que obliga a comprar algo tiene que justificar la compra, y muchas veces no la justifica.

Segunda pregunta: dónde viven los datos

Si el proceso vive dentro de SharePoint, Outlook, Teams y Excel, salir de ahí es trabajo gratuito: conectores, autenticación, permisos duplicados y un sitio más donde mirar cuando algo falla.

Si el proceso vive fuera —un ERP con API propia, una tienda, un servicio que nadie conecta de serie— la ventaja de Power Automate se estrecha, y ahí entra n8n.

Tercera pregunta: cuánto dura la tarea

Aquí es donde Power Automate se queda corto y conviene decirlo. Para tareas largas, para orquestar varios pasos que tardan minutos, para llamar a modelos o a servicios que responden despacio y hay que reintentar con criterio, se sufre: límites de ejecución, tiempos de espera y un depurado incómodo.

Para eso uso n8n autoalojado. Corre en infraestructura propia, no factura por ejecución y se puede versionar como código.

El precio a pagar es que alguien tiene que mantener ese servidor, y ese alguien es quien lo monta.

Cuarta pregunta: quién lo va a mantener

Esta es la que más pesa y la que menos se hace. Un circuito en Power Automate lo puede abrir mañana cualquier persona de sistemas con permisos, porque está donde ya mira. Un n8n autoalojado necesita a alguien que sepa que existe, dónde está y cómo se reinicia.

Cuando el cliente no va a tener esa persona, montar la solución técnicamente más elegante es dejarle una deuda con la fecha puesta.

Dónde queda Make

Make (antes Integromat) lo uso poco y por una razón concreta: es cómodo para conectar servicios externos entre sí, pero factura por operaciones, y en un proceso interno con volumen la factura sube sin avisar. Para un circuito de marketing con pocos pasos y servicios de terceros encaja bien; para el proceso que sostiene las operaciones de una empresa, prefiero no tener un contador corriendo.

El resumen honesto

  • Proceso interno, datos en Microsoft 365, personas de la casa: Power Automate, sin dudarlo.
  • Integraciones fuera del ecosistema, tareas largas, orquestación: n8n autoalojado.
  • Conectar servicios de terceros con poco volumen: Make sirve.
  • La empresa no va a tener quien mantenga un servidor: no propongas un servidor.

El mismo proceso ordenado funciona en Power Automate, en n8n o en una hoja compartida; desordenado no funciona en ninguno.

La herramienta importa menos que el orden.

Si estás decidiendo dónde montar el tuyo y quieres una opinión antes de empezar, escríbeme o mira cómo trabajo cada línea.